Günümüzde küresel ve sürekli değişen bir çevrede faaliyet gösteren işletmelerin, kurumların başarısı, iç ve dış çevreyle kurulan iletişim ağlarının sağlıklı ve verimli bir biçimde işlemesine bağlıdır. İletişim ağlarında oluşan engeller/tıkanıklıklar, kurumun verimliliğini olumsuz yönde etkiler ve kurumun amaçlarına ulaşmasını engeller.
Örgütsel iletişim, örgütün/kurumun işleyişini sağlamak ve örgütü hedeflerine ulaştırmak ereğiyle gerek örgütü oluşturan çeşitli bölüm ve birimler gerek örgüt ile çevresi arasında girişilen devamlı bilgi ve düşünce alışverişine ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir.
Başka bir anlatımla, örgütsel iletişim, bir organizasyonun, bir kurumun çeşitli birimleri ve çalışanları arasındaki bilgi, veri, algı, anlayış, yaklaşım ve sezgi aktarımlarını; bu aktarımlar sırasında kullanılan her türlü yöntem ve yordamı, araç ve gereci; bu aktarımlarla ilgili çeşitli kanalları ve yazılı, sözlü, sözsüz her türlü ileti türünü kapsar.
İletişim, örgütün etkin ve verimli biçimde çalışması açısından en önemli süreçlerden biridir. Eşgüdüm, denetim ve motivasyonu sağlamada, iletişim önemli bir araçtır. Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru gerçekleşen iletişim aracılığıyla denetim/kontrol gerçekleştirilir. Astlar, kendilerine verilen emir ve talimatlar doğrultusunda gerçekleştirdikleri faaliyetlere ilişkin raporları yukarıya doğru iletirler. İletişimin etkin biçimde gerçekleştirildiği bir örgütte bilgi serbestçe dolaşacak, astlar neyin yapılması gerektiğini açıkça kavrayacak ve performansları hakkında geribildirime sahip olacaklardır. Bu da onların motivasyonunu arttıracaktır. İletişimin karar verme faaliyetini de kolaylaştırdığı belirtilmelidir. Bireylerin ve grupların karar verme aşamasında gereksinim duyacakları bilgileri edinmeleri ve beraberce değerlendirmeleri sırasında iletişim konusu önem kazanır. Gerek işletme içindeki tüm faaliyetlerin birbiriyle uyumlu gerekse işletmenin çevresiyle uyum içinde olması için etkin bir iletişim sistemine gereksinim duyulur. Özellikle geri-besleme mekanizması aracılığıyla birim, bölüm ve bireylerin birbirleriyle uyumlu biçimde çalışmaları gerçekleşir.
Örgüt içi iletişim işlevleri, bilgi sağlama işlevi, ikna etme ve etkileme işlevi, emredici ve öğretici iletişim kurma işlevi, birleştirme ve eşgüdüm sağlama işlevidir. Bu bağlamda, örgütsel iletişimde iletişimin işlevi, karşılıklı anlayışı artırmak, örgüt üyeleri arasında dayanışma ruhu oluşturmaktır.
Ancak örgütsel iletişimi etkileyen etmenler de bulunmaktadır: Biçimsel (formal) iletişim kanalları, örgütün otorite yapısı, işte uzmanlaşma derecesi ve bilgi birikimi.
Örgüt içi iletişimde, biçimsel (formal) ve biçimsel olmayan (informal) örgüt yapısına bağlı olarak yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay iletişim; örgüt dışında ise halkla ilişkiler, satış, reklam gibi ayrımlar yapılabilir.
Örgütlerde hiyerarşik yetki yapısıyla ilişkili olarak biçimlendirilen iletişim sisteminde mesajlar üç yönde akar. Bunlar dikey, yatay ve çapraz (diyagonal) akış yönleridir. Dikey iletişim, örgüt çalışanlarının yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru kurdukları iletişimdir. Örgütlerde yatay iletişim ise işlevsel/fonksiyonel ilişki gereği eşit ya da benzer statüye sahip çalışanlar arasında kurulur. Çapraz (diyagonal) iletişim, örgütte farklı hiyerarşik kademeler arasında kurulan ilişkidir.
Biçimsel iletişimin verimlilik, iş tatmini, eşgüdüm, maliyetlerin azaltılması, çatışmayı azaltmak, güçlendirmek ve bütünsel tatmini sağlamak gibi birçok sonucu söz konusudur.
Bir örgütte biçimsel iletişim sisteminin işleyişini etkileyen çeşitli etmenler arasında rekabet, hizmet, güç, tarih sayılabilir.
Dikey iletişim, yöneticiler ile astları arasında kurulan iletişimdir. Dikey iletişim, örgütsel hiyerarşi içinde hem yukarıdan aşağıya doğru hem de aşağıdan yukarıya doğru kurulur. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim, üst yöneticiden başlar ve aşağıya doğru en alt düzeydeki çalışana kadar iner. Yukarıdan aşağıya doğru aktarılan iletilerin içeriğini çoğunlukla emir ve talimatlar oluştururken, aşağıdan yukarıya iletişimin içeriğini çalışma raporları, bilgilendirme, sorunlar, dilek ve istekler oluşturmaktadır.
Örgütlerde ast/üst iletişimin beş genel amacı vardır: İş eğitimi hakkında direktifler vermek, örgütsel prosedürler ve uygulamalar konusunda bilgi vermek, iş gerekleri konusunda bilgi sağlamak, çalışanların performansı konusunda destek sağlamak ve amaçların kavranmasını kolaylaştıracak bilgiler sunmak.
Aşağıdan yukarıya doğru iletişim kanalları etkin bir biçimde işleyen kurumlar, çalışanların gereksinimlerini ve iş sonuçlarını dile getirmede güçlük yaşamazlar. Bu durumda da iletişim kurma istekleri, üstleri ve üst yönetim tarafından desteklendiği için çalışanlar bilgi aktarımı ve paylaşımı konusunda teşvik edilirler. Aşağıdan yukarıya doğru iletişim kanallarının işlemediği kurumlarda çalışanlar kendilerini değerli ve önemli hissetmez, bu nedenle de kuruma karşı olumsuz duygular besleyerek tepkili davranışlar sergilerler. Aşağıdan yukarıya doğru iletişimin geliştirilmesinde kimi yöntemlerin uygulanması önerilmektedir: Danışmanlık, çalışan toplantıları, çalışan mektupları, soru-yanıt programları, sosyal gruplara katılma ve açık kapı siyasası gibi.
Örgütsel yaşamda biçimsel iletişim kadar biçimsel olmayan iletişim de kaçınılmaz bir rol oynar. Biçimsel olmayan iletişim, insanlar arasındaki sosyal ilişkilere dayanır. Biçimsel iletişimin temelini organizasyonların amaçlarına hizmet etmek oluştururken biçimsel olmayan iletişimin temelini çalışanların özel amaçlarına hizmet etmeleri oluşturmaktadır. Biçimsel olmayan iletişim sayesinde iş görenler kendi sorunları, davranışları, işleri, sevdikleri ya da hoşlanmadıkları hakkında konuşabilirler. Biçimsel olmayan iletişim, iş görenlerin moralleri ve sorunları hakkında mükemmel bir bilgi kaynağıdır; yöneticilere, iş görenlerin motivasyonunu ve başarısını arttırmada yardımcı olur.
Örgüt /kurum lehine ya da aleyhine olsun, biçimsel olmayan iletişim oldukça etkilidir. Bu bağlamda yöneticiler, biçimsel olmayan iletişimin etkililiğini örgüt lehine çevirerek kullanmak durumundadırlar. Yöneticiler bu mekanizmayı kullanarak örgütlerini dedikodunun kötü sonuçlarından korurken, çalışanlara iletilmek istenen bilgileri en kısa sürede ve doğru olarak iletebilmektedirler. Aksi hâlde biçimsel olmayan iletişim örgüt/kurum aleyhine çalışacaktır. Bu nedenle, yönetim görevini yürüten kişilerin bu dengeyi sağlamak konusunda özenli davranmaları gerekmektedir.
Biçimsel olmayan iletişim, örgütteki iletişim yükünün önemli bir bölümünü taşıyarak, örgütün iletişim gereksinimini karşılamak bakımından biçimsel iletişime yardımcı olur ve onu tamamlar. Biçimsel olmayan iletişim, örgüt çalışanlarının moralinin yükselmesini ve örgütte birlik ruhunun gelişmesini sağlar. Örgüte olan bağlılık artar. Biçimsel olmayan iletişim iyi kullanıldığı taktirde, yöneticiler için etken bir yönetim aracı olabilir. Biçimsel olmayan iletişim, özellikle dilek ve yakınmaların üstlere ulaştırılmasında, aşağıdan yukarıya haberleşmenin etken bir aracıdır. Biçimsel olmayan iletişim, örgütün çevresindeki değişiklikleri zamanında haber almasını ve değişen koşullara uymak üzere iç yapısında gerekli değişiklikleri sürekli ve etkin bir biçimde yapmasını sağlar. Biçimsel olmayan iletişim, örgütlerde kimi önemli kararların zamanında alınmasına, takım çalışmasına ve görevlerin etkin ve verimli bir biçimde yerine getirilmesine olanak sağlar.
Sonuç olarak, örgütsel iletişimin hem işveren hem de iş gören açısından etkili, verimli bir biçimde gerçekleşebilmesi için biçimsel olmayan iletişim yeğlenmeli ve açık kapı siyasası sadece bir slogan olarak kalmamalı, gerektiğinde iş görenler üst yönetime ulaşarak gerçek iletişim kurabilmelidirler.